Orkla Press

Przekaz wystosowany przez daną agencję, o ile nie jest wydaniem publicystycznym, powinien być ograniczony objętościowo. Krótsza informacja jest bardziej zrozumiała. Oczywiście wiąże się to z ceną nadania większej ilości liter, dłuższa informacja jest droższa. Za przeciętną długość takiej informacji przyjmuje się na całym świecie od dziesięciu do dwudziestu wierszy. Jeśli chodzi o zakres słów w nich stosowanych to należy stosować takie o węższym zakresie, żeby nie doprowadzić do nieporozumień. Zarazem wpływa to na zwięzłość informacji oraz jej jakość. Aby informacja była zwięzła powinno unikać się w niej zbyt obszernych opisów a także segregować fakty (zasada od najważniejszego do najmniej ważnego). Oczywiście notki i informacje prasowe są dalekie od literackiej publicystyki, toteż nie znajdziemy w nich metafor lub jakichkolwiek słów niekonkretnych znaczeniowo. Aby informację łatwiej było zrozumieć stosuje się styl prosty. Dobrym sposobem na przyciągnięcie uwagi jest nadawanie tytułu odnoszącego się do pierwszego, najważniejszego akapitu.

Agencja prasowa przyjmuje codziennie od swoich agentów prasowych rozmaite komunikaty, różnej treści i długości. Rzecz jasna nie wszystkie z nich są przekazywane od razu oraz w oryginalnej formie. Zazwyczaj trafia do nas jedna dziesiąta całości dziennych informacji. Skracanie przekazów odbywa się często ze względu na środek masowego przekazu dla którego jest przeznaczona. Zbyt obszerna informacja nie ma racji bytu np w newsach radiowych. Poza tym bywa, że agencje redagują dany komunikat, tak by stał się przystępny dla danej grupy intelektualnej. Zatem nie tylko media selekcjonują dla nas informacje. Wszystko zaczyna się od agencji prasowej. A ta może selekcjonować materiał zgodnie ze stopniem ważności danej informacji. To zadanie bardzo odpowiedzialne, choć nie mogę oprzeć się wrażeniu, ze w kraju, gdzie nic nie może działać bez wsparcia danej opcji politycznej, sterowanie częstotliwością i tematyką newsów pochodzących z agencji prasowej jest zależne od zarządu. A ten na pewno jest związany albo chociaż opłacany przez jakąś grupę polityczną. Na selekcję mogą mieć przecież zarówno czynniki obiektywne jak i subiektywne.

Agencje prasowe spełniają przede wszystkim funkcję informacyjną. Mają za zadanie na bieżąco przekazywać do wiadomości publicznej najnowsze informacje ze świata. Skutecznym narzędziem jest w tym wypadku Internet, za pośrednictwem którego informacje wędrują od korespondenta do agencji w mgnieniu oka. W Polskiej Agencji Prasowej od ponad czterdziestu lat funkcjonuje szybki serwis informacyjny. Newsy są nadawane w postaci krótkich informacji i podawane do ogólnej wiadomości za pośrednictwem bloku nadawczego. To sprawia, że w dzisiejszych czasach dowiadujemy się o danym wydarzeniu z drugiego końca świata w ciągu kilku minut. Te informacje powielane są potem w radiu, prasie i telewizji. Jednak za ich sformułowanie, wskazanie przebiegu i przyczyn danego zdarzenia odpowiedzialni są korespondenci agencji prasowej. Istnieje też selekcja informacji pod względem lokalnym, np. informacje dotyczące Białorusi pojawiają się częściej w mediach lokalnych województw na wschodzie Polski. Specjalizacja serwisów informacyjnych jest wymogiem narzucanym przez media.